Hilfe: Ich bin ein Frauenheld – Pressemitteilungen per E-Mail

Geschrieben am 4. Juli 2012

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Sind attraktive Vornamen ein Ersatz für ein Instituts-Profil? – Personalisierung heißt nicht, Namen in den Vordergrund stellen. (Bild: J.Jotzo/pixelio.de)

Ach wie anziehend die Namen klingen: Angelika, Natascha, Wiebke, Marion oder gar Lilliffer. Jeden Tag kommen sie auf den Bildschirm meines Computers, schicken sie mir E-Mails – mir ganz persönlich: Nicole, Christine, Julia und Cornelia, aber auch Gabriele, Hannelore, Friederike, Franziska und Yasmin.

Zugegeben, es bereitet einige Schwierigkeiten, meine Frau davon zu überzeugen, dass es rein dienstlich ist, wenn auch noch Anja, Selina, Lea, Angela und Miriam ihre Botschaften schicken. Dabei – heilige Eide darauf – geht es nur um profane Pressemitteilungen: Auch wenn die viele Post von – vermutlich meist jungen, attraktiven – Damen wie Sandra, Silke, Gisela, Bianca und Natascha vielleicht ganz anderes erwarten lässt. Ich kann ja meine Frau verstehen, komme ich doch in echte Erklärungsnöte, wenn ich sagen soll, wer mir da als Anett, Gesine, Alexandra, Tatjana oder als Ramona eigentlich schreibt. Ach Nadine, Georgia, Sabine, Frauke und Alejandra – warum macht Ihr es mir so schwer? Ich kann mich nicht erinnern, geschweige denn dass ich Euch persönlich kenne  – bestenfalls einzelne und auch nur flüchtig.

Doch Spaß beiseite: Es ist eine Unsitte, Pressemitteilungen mit persönlichen Absenderadressen zu verschicken, oft genug sogar noch mit wechselnden Absendern (meist weiblichen Geschlechts) von der gleichen Institution. Eigentlichsollte sie längst ausgerottet sein, denn sie schadet beiden – dem Absender und dem Empfänger. Dem Absender, da er ja Presse- und Öffentlichkeitsarbeit betreibt, um sich bzw. seine Institution zu profilieren. Und dem Empfänger, weil ihm zugemutet wird, erst einmal den Zusammenhang zwischen einer ihm völlig unbekannten Person und einer Institution herzustellen, und dies nicht bei einer, sondern bei hunderten von E-Mails, die er pro Tag zu bearbeiten hat.

Wer E-Mails empfängt, stellt Outlook meist so ein, dass ihm der Absender als erstes ins Auge springt. Welche Chance für die Pressearbeit, aber auch welche Gefahr, hier etwas falsch zu machen. Hier ist die erste Möglichkeit, Hemmschwellen abzubauen („Ist das Spam oder Werbung?“), sich in Erinnerung zu bringen („bei XYXY tut sich was“), Wiedererkennung zu erzeugen (etwa durch den Namen des Instituts – auch in markanter Kurzform, aber nicht durch eine x-beliebige Abkürzung), Erwartungen zu wecken („Über die habe ich schon berichtet, gibt es wieder etwas Interessantes?“). Die zweite Chance ist dann das Betreff-Feld: Auch hier viele Chancen und Risiken – doch dies ist ein eigenes Thema. Immerhin muss man den Namen der eigenen Institution nicht wiederholen, wenn er schon im Absender vorkommt – wertvoller Platz gespart, eventuell um im Betrefftext einen Leseanreiz mehr zu setzen. Eine dritte Chance habe ich normalerweise nicht, denn hier ist beim Empfänger die Entscheidung meist schon gefallen, ob der Blick zur Mailvorschau geht, um anzufangen, zu lesen. Oder aber der Lösch-Knopf gedrückt wird.

Persönlichen Kontakt mit den Journalisten zu schaffen ist wichtig, aber an den richtigen Stellen. Da muss die Person im Vordergrund stehen, nicht der Name. Natürlich erhält jede E-Mail auch eine persönliche Unterschrift mit den Kontaktdaten in der Signatur, damit der Empfänger weiß, wer verantwortlich ist und wo er weitere Informationen bekommen kann. Aber der Absender?

Die 34 Vornamen oben sind echt, eine unvollständige Sammlung von nicht einmal drei Wochen bei einem mäßigen Aufkommen an Pressemitteilungen. Ganz ehrlich: Auch mit den vollen Namen bringe ich maximal drei oder vier der Absender auf Anhieb mit einem Intitut oder einer Organisation in Verbindung – um die es ja eigentlich geht. Ja ich weiß, da gibt es das Problem mit den Spamfiltern. Das mag in den Anfangszeiten gegolten haben, heute sind die Filter schlauer. Dazu habe ich in unserem Live-Projekt Stellung genommen. Und ganz abgesehen davon: Wenn ein Empfänger unsere Mitteilungen nicht lesen will, dann enden sie so oder so im Papierkorb, per Hand, auf Blacklist gesetzt oder per Spamfilter. Da spielt der attraktive Vorname der Absenderin ohnehin keine Rolle.

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